Dématérialiser en respectant le Cycle de Vie ...
Notre approche méthodologique de la dématérialisation s'appuie sur le cycle de vie des documents. Ce cycle fournit un cadre général pour distinguer les principaux périmètres fonctionnels et implicitement identifier les meilleures technologies et solutions pour répondre aux besoins.
Le cycle de vie des documents désigne les 3 grandes périodes qui se succèdent pour tout Document : la Production, l'Utilisation Courante, l'Archivage ; ce processus étant découpé en Archives Courantes, Intermédiaires et Définitives. Identifier ces périodes permet de structurer les besoins et d'aborder la recherche des solutions, intégrées ou collaboratrices sans redondance, et de manière modulaire. Cette démarche offre l'avantage d'identifier les besoins communs aux Directions et de construire une infrastructure globale.
- Production
Cette période couvre l'ensemble des opérations effectuées par les personnes ou les groupes de personnes pour élaborer un document jusqu'à sa validation finale. Pendant cette période les documents sont Vivants. A l'issue de ces opérations les documents sont Morts, c'est-à-dire non modifiables. Ils entrent alors dans leur période d'utilisation courante. - Utilisation Courante
Cette période couvre la durée pendant laquelle les documents sont utilisés quotidiennement et couramment par les personnes, dans le cadre de leurs activités. Leur mise à disposition peut être réduite (accès restreint) ou large (diffusion). Les documents sont Morts (éventuellement Semi–Vivants). A l'issue de la période d'usage courant, ils sont détruits ou archivés (selon leur intérêt ou les réglementations applicables). - Archivage
Cette période couvre toute la durée finale de conservation des documents, jusqu'à leur destruction (éventuelle), dès que leur utilisation courante ne se justifie plus. Leur accessibilité en tant qu'Archives est réduite et contrôlée. Le nombre d'accès limité et occasionnel ne justifie plus de disposer des archives 'en ligne', mais de préférence sur des supports amovibles (moins coûteux).
Pour chacune de ces périodes, les exigences fonctionnelles et opérationnelles sont très différentes. Faire cette distinction, c'est s'assurer de choisir en regard les bonnes technologies.
Aux 3 périodes du cycle de vie, correspondent des périmètres fonctionnels distincts et des technologies différentes : le GroupWare, l'ECM, la Gestion des Archives. La gestion des Processus Documentaires vient compléter cette cartographie. Le sigle ECM (Enterprise Content Management, traduit en français par Gestion de Contenu d'Entreprise) regroupe une partie des technologies disponibles. Pour l'essentiel :
- Le Groupware : Gestion collaborative
- La GED : Gestion électronique des documents ;
- Le Records Management ou Gestion électronique des Archives ;
- La Gestion des Mails.
- Le Workflow
- Le GroupWare identifie l'ensemble des fonctions collaboratrices qui permettent à un groupe de personnes de produire des documents. Les outils de Groupware (travail en groupe) permettent une meilleure efficacité d'échange d'informations que l'utilisation simple d'une messagerie électronique traditionnelle. Même si les fonctions premières sont l'utilisation d'agendas électronique et la planification du temps d'une équipe, ces outils servent à créer et partager des documents. Les documents une fois validés sont mis à disposition des utilisateurs dans la GED et conservés dans un SAE si nécessaire.
- La GED couvre l'ensemble des fonctionnalités utiles et nécessaires à l'exploitation courante des documents dans leurs activités. Elle permet de gérer tous les documents électroniques reçus et produits par l'entreprise. Elle apporte des fonctionnalités de gestion de version, d'indexation (simple ou plein texte) et de classement (plan de classement) automatique pour les données structurées ou manuel pour les autres. La bonne information (version) est restituée à l'utilisateur suite à une demande sous forme de recherche avec ou sans mots clés qui permet sa consultation ou sa réutilisation (création d'une nouvelle version). La GED apporte une valeur collective aux données. Son devenir est de recueillir toutes les données électroniques de l'entreprise.
- La Gestion des Archives désigne les fonctions dites archivistiques pour assurer la préservation à long terme des documents. Les premiers logiciels de GED assuraient la sauvegarde des données sur des supports plus ou moins pérennes. Très vite les Archivistes des entreprises ont fait prendre consciences aux services informatiques que ceux-ci manipulent des données et non des documents (données + métadonnées) et qu'il ne fallait pas confondre sauvegarde et archivage. L'apparition de normes et de lois propres aux archives et l'implication des Archivistes dans le domaine des données électroniques ont favorisé la naissance de produits spécialisés dans cette fonction. Actuellement les périmètres des produits de GED et d'Archivage sont bien séparés et ils permettent chacun d'optimiser la gestion des données électroniques qui leur sont confiées.
- Le Workflow assure la circulation des documents selon les procédures établies (processus documentaires ou métiers), dans le cadre de projets de collaboration, d'administration ou de production. Il garantit le suivi des traitements et fournit des tableaux de bord pour s'assurer du bon déroulement des opérations. De plus, il optimise la charge de travail des acteurs présents, en fonction des priorités et les délivre des tâches à faible valeur ajoutée. Les actions sont tracées dans des historiques versés dans les logiciels de GED et de SAE.
La connaissance de ces technologies et l'utilisation des périmètres fonctionnels sont décisives lors des Études Préalables :
- Pour le recueil et l'analyse des besoins :
L'expression des besoins des utilisateurs est faite en générale en fonction de leur activité et de leur métier. En utilisant les périmètres, le consultant regroupe les besoins selon une organisation fonctionnelle, indépendante des métiers, pouvant donc être consolidée pour l'ensemble des directions, mettent ainsi en évidence les besoins communs et transversaux. - Pour la définition de l'architecture cible et la recherche des solutions :
Avec le découpage des besoins selon les périmètres fonctionnels, le consultant peut mettre en évidence la nature principale des projets, mettre en évidence les fonctions prioritaires, bâtir un dispositif cible, désigner les types de solutions les plus adaptées.
